解决之道・Ｓｏｌｕｔｉｏｎ 企业发展需要档案 王藐 （神华国华徐州发电有限公司江苏徐州２２ｊ １ ６６） 【摘要】档案是企业管理的组成，档案是企业发展的需要．档案是企业内在的要求．档案为企业创造价值。企业发展需要档案。 【关键词】企业发展；档案 １．引言 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它 原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历 史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工 作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档 案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。 “自古彭城列九州，龙争虎斗几千秋。”在历史文化名 城江苏省徐卅Ｉ市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这 就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大 型企业，于１９７６年正式建设，至１９８７年底全部建成，共安 装４台１２５ＭＷ和４台２００ＭＷ国产燃煤发电机组，总装 机容量１３００ＭＷ，经过现代化技术改造后，总装机容量增至 １４３０ＭＷ，属国家特大型企业，是江苏省和华东电网的主力电 厂，被誉为镶嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。２０００年９ 月２２日被命名为国家电力公司一流火力发电厂。２００７年１２ 月２３日划归中国神华集团国华电力公司管理。目前公司按 照国家电力“上大压小”节能减排政策，在生产运行的同时， 扩建２×１０００ＭＷ发电机组。 ２．企业管理的组成 建厂以来，公司十分重视企业档案管理工作，积极探索 企业档案管理的有效途径，使企业档案管理走上了制度化、 标准化、规范化、现代化发展轨道，为推动企业发展进步，促 进两个文明建设发挥了积极作用，先后被评为江苏省“档案 管理标兵企业”，徐州市“七五”、“八五”期间“档案管理先进 单位”，江苏省电力局一八五’期间档案管理先进单位”，１９９０ 年晋升江苏省档案管理先进企业，１９９５年获得“国家一级企 业档案管理合格证书”，１９９７年被国家档案局批准为“企业档 案工作目标管理国家一级”，２００５年ｌ１月，公司综合档案科 顺利通过江苏省档案局档案工作“特一级”认定。 目前，公司综合档案科总建筑面积７００平方米，库房面积 ２８０平方米，阅览室９２平方米，办公用房８０平方米，库藏档 案２３２２６卷，上架排列长度５２９．４米。 建厂初期，电厂一直处于边生产边基建状态，建设工期长 达１０余年，一度档案管理体制不健全，制度不完善，资料不完 整，给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随 着《档案法》的实施，使全厂各级人员对档案工作及档案资源 的重要性有了全新的认识。１９８７年，我们将档案管理作为企 业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升 级达标规划之中，建立档案机构，充实管理人员，健全管理制 度，使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨 道。１９９１年档案升级活动停止后，厂领导明确指出“档案升级 停止了，但档案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施 保证档案工作正常开展。 一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作， 始终把档案管理纳入企业发展整体目标，把档案管理的现代化 工作落实到创一流规划中，亲自过问并切实帮助解决档案管 理工作中存在的困难和问题，多次安排档案人员到兄弟单位收 资、学习、调研。 二是充实档案管理队伍，完善档案管理体系。在多次体制 改革中，电厂在管理机构和人员大幅度精简的情况下，仍然坚 持档案管理只能加强、不能削弱的原则，不但强化了档案工作 的领导，而且调整充实了档案人员，同时还健全了全厂档案管 理网络，明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员，使档 案工作进一步加强。 三是加大资金投入，加快档案管理硬件建设。电厂每年列 有档案资料专项费用，用于档案资料的收集和补充。１９９０年 以来，又先后投资统一了档案装具，配备了微机、除湿机、吸尘 器、灭虫杀菌机等专用设备。厂综合档案科每位档案人员配备 ＩＢＭ液晶显示屏幕微机一台。 制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来， 信息安全与技术・２０１０ １１・９３・ Ｓｏｌｕｔｉｏｎ・解决之道 我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系， 在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利 狠抓制度建设。 用，可以节省人力物力财力，给企业带来显著的经济效益；在 首先，我们将档案管理进行指标分解，纳人厂各级人员和 处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时， 岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级 它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时， 领导档案管理的责任感。 它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知 其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档 识宝库，是企业的宝贵财富。 案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干 公司从１９９４年开始探讨对４台１２５ＭＷ和４台２００ＭＷ 部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对 机组全面改造方案，公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、 各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了 锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用 权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制， 科技档案卷次共８００余卷，从１９９７年至２００１年，先后对８ 取得了显著效果。 台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术 近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有三个 指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不 方面。 仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高 第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发 了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企 催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。 业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有 第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资 重大的现实意义和深远的历史意义。 料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工 在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、 程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。 锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改 第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须 ＤＣＳ、调速系统改ＤＥＨ纯电调，使机组综合技术装备和安全 有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现 健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。 场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术 再如，公司为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完 资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅 成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排 费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员 放总量控制指标和防治计划，公司在＃７、＃８机组配套安装 对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门 烟气脱硫设备，福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科 不得进行工程决算付款。 技工程有限公司和我们公司生运部、锅炉公司等部门的工程 目前，电厂已建立了１４种１．３万字的档案管理制度，使档 技术人员到综合档案科查阅了０３０８—８２６６—１、０３０８—８８３５－１、 案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做 ０３０７－８０２２—１７、０３—８３９－０１、０３－８３６—００等大量有价值的科技 到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归 档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基 档资料的及时、完整。电厂档案的归档率、准确率、查全率、查 础条件。＃７、＃８机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫 准率均为１００％，资料完整率达９９％。 排放１２１４５吨，脱硫洗涤塔具有５０％的除尘效率，烟尘排放浓 ．企业发展的需要 度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它 的环保效益。 原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历 又如１９９５年ｌ１月２８日，我们公司与当地农民因黄泉大 史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记 沟内清淤问题发生争执，为证实此地为电厂所征用查阅了厂区 述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管 北侧黄泉大沟征地专卷（征地协议、报告、上级批文及征地图 理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、 纸），手续齐全，完全证实黄泉大沟下游３２０米计９．９亩土地已 基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着 为我们公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。 不可估量的重要作用。 档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的 例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考； 需要。１９９２年开始，公司就着手实施采用以光盘技术和网络 ・９４・２０１０．１１・ＷＷＷ．ｉｎｆｏｓｔｉｎｇ．ｅｒｇ 技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合公司已经实行 的办公自动化（ＯＡ）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技 术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一 体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，公司已经 建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了 包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合 档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公 司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了 无纸化办公。１９８３年以来的文书档案已全部著录进微机网络， 自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、 检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理 和目录检索。 现在，公司综合档案科每位档案人员配备ＩＢＭ液晶显示 屏幕微机ｌ台，激光打印机６台，光盘存储器１台，文件扫描 仪１台。档案微机管理已与公司ＭＩＳ系统联网，公司领导以 及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案 信息站查询所需的档案信息资料。 ４．企业内在的要求 公司综合档案室隶属于神华国华徐卅Ｉ发电有限公司总经 理工作部，主要负责公司各种门类、各种载体档案的收集、整 理保管和提供利用等工作以及对所属单位档案工作的监督、 检查和指导。公司综合档案室室藏档案从内容来分，有文书 档案、科技档案、会计档案；从载体来分，有纸质档案、磁性材 料档案、实物声像档案。形成的档案大部分是本公司在政治、 生产和科研活动中的具有保存价值的文件材料及上级机关对 本公司的指示、批复等。公司档案管理一直保持着较为稳定 的管理机制，为档案工作的开展创造一个良好的环境。 近年来，公司累计利用档案材料７０００多卷次，创直接经 济效益达ｌ亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭 证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。 ５．为企业创造价值 国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国 家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据 国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂１—６号老机组，并 利用１－４号机组场地建设２台１０００ＭＷ超超Ｉ临界机组。目 前，关停１－６号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆 除出售工作也已于２００８年３月开始。在１－６号机组拆除与 出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小” 项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作 解决之道・Ｓｏｌｕｔｉｏｎ 的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司 等单位的工程技术人员一同到公司档案室查阅了ｌ一６号机组 基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据， 编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在卜６号机 组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技 术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们 在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满 意。正是由于１—６号机组设备档案保存的完整齐全，并可以 与卜６号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今 后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物 技术有限公司愿意出２亿元买下卜６号机组设备。由此可见， 完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司１－６号机组拆除与 出售工作中起到了关键的作用。否则，１－６号机组设备只能 作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变 废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。 ２０００年１０月，山西省灵石煤矿二位同志来我们公司要 求查阅１９９５年和１９９６年两笔煤款未收到，要求徐州发电厂 支付此款。公司财务部同志来到综合档案室查１９９５年度 （４３１－１、８、９、１７）、１９９６年度（４３１－６、７）燃料明细账及１９９５ 年度（４３３－１９９、２００）、１９９６年度（４３３—３、４、５、６、３７、９９、１４９） 会计凭证档案，公司分别于１９９５、１９９６年度向对方已付过款， 使对方承认了此款已汇出这一事实。从而为公司挽回了经济 损失１９６万余元。 在徐州发电有限公司，企业的领导、工程技术人员和各 有关职能部门，深刻体会到档案工作与企业发展的密切关 系，也确实尝到了加强档案管理对企业受益甚大韵甜头，真 正认识到了档案工作的地位和作用。 因此，企业应把档案工作作为企业中的一项重要基础工 作摆上应有的位置，列入企业的发展规划与工作计划之内， 纳入厂长的任期目标责任制。加快档案基础设施建设，全面 提升档案管理水平，更好地为企业发展服务。 作者简介 王巍（１９６５一）．男，汉族．籍贯：江苏徐州．神华国华徐州发电有限 公司总经理工作部综合档案室科档主管 副研究馆员，荣获中国档案 学会第六次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖，徐州市档案学会 ２００７２００８、、２００９年度档案学术优秀论文三等奖。研究方向企业档案 管理。 信息安全与技术・２０１０．１１・９５・