・ ‘ 血笳啪・ ●２００８年第ｌ０期●—— 关于提高高校办公室信息工作水平的思考 张积文 （西安理工大学校长办公室） 【摘 要】＂３前高校办公室信息工作中存在着认识不足，机制不健全，网络不畅通，人员素质参 －差不齐，工作质量不高等现实问题。为了加强高校办公室信息工作，需要更新观念，提高认识；强化 办公室的信息工作职能，建立完善的信息工作体系；发展壮大信息工作人员队伍；强化质量意识，从 而切实提高信息工作水平。 ［关键词】高校办公室 信息工作 问题 对策 高校办公室（以下简称校办）是高校的综合办事 信息上报任务，工作处于被动应付状态。其次，信息 机构，是承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方 人员工作能力不足，多数高校没有从事信息工作的专 的枢纽和桥梁，也是学校各级领导获取信息的主要渠 职人员，而兼职信息人员的专业、知识、能力、年龄 ■ 道。信息工作是高校办公室的一项重要工作，因此， 结构不尽合理，能力参差不齐，不能适应当前形势发 紧紧围绕教书育人工作，及时准确全面地为学校领导 展需要。加之，兼职信息工作人员变动频繁，新补充 及有关上级领导机关提供信息，服务领导决策，是校 的信息人员又未能得到应有的培训等原因，严重限制 办的重要任务。如何进一步提高校办信息工作水平， 了学校信息工作。 是校办工作人员应该认真思考和探索的课题。 （四）信息工作质量不高 一、高校校办信息工作存在的问题与成因分析 第一，信息随意性大，目的性差。由于事先没有 （一）信息工作的重要性没有得到学校各级领导 确定信息工作的目标，工作人员仅仅泛泛反映学校教 的真正重视 学、科研、合作交流等方面的日常工作，没有抓住学 有些学校领导和部门领导实行管理和决策还主要 校的中心工作和学校阶段性主要工作，导致这些信息 依靠以往经验，没有认识到信息工作在科学管理、转 参考价值和信息服务功能不能充分发挥。第二，平面 变作风和民主办学等方面的重要性，在开展信息工作 信息多，深度信息少。信息工作人员仅仅满足于就事 时不给编制、不给待遇、不提供条件、不指导工作、 论事，单纯、平面地反映学校在各个方面的问题，而 不安排任务。 对产生这些问题的原因却不加分析或分析肤浅，没有 （二）信息工作制度和网络不健全、渠道不畅通 提出解决的意见和建议。第三，滞后信息多，时效性 目前，许多高校的信息网络还未真正建立起来， 差。信息是“易碎品”，由于信息收集、处理和上报等 没有形成以校办为核心、覆盖学校各个部门、各个领 环节工作不力，导致信息滞后，常常使信息因为时效 域的信息网络；即使已经建立了的信息网络，也较为 而丧失价值。第四，报喜信息多，报忧信息少。由于 松散，往往因为人员变动或兼职信息员意识不够，不 求稳妥、怕出事的思想作祟，信息工作人员提供的信 能及时做到上情下达、下情上达。高校信息工作的自 息反映正面的、成绩的多，而反映反面的、问题的少。 动化、数字化、网络化水平还不高，离信息工作高效 导致信息反映事实不全面，常常误导领导决策。 快捷的要求尚有较大差距。此外，多数高校还未建立 二、提高办公室信息工作水平的方法与措施 起完善有效的科学考核、奖惩、信息报送、人员培训、 （一）更新观念，提高认识 定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制， 信息对学校各级部门的领导者来说，是管理的基 信息工作还未走向制度化、规范化和科学化。 础和保证，没有信息，科学管理就无从谈起。各级、 （三）信息工作人员队伍素质不高 各部门领导同志都应当从新时期领导决策的科学化、 首先，信息工作人员信息意识不强，对信息工作 民主化高度出发，从转变机关和办公室工作职能和领 重要性缺乏必要的认识，仅仅满足于完成校办布置的 导作风出发，进一步提高对加强信息工作的重要性、 ・普通高等教育研究・ 紧迫性的认识。信息工作能否充分发挥其作用关键在 于领导，领导同志的观念和认识提高了，信息工作的 地位和作用才能得到不断加强。 （二）强化办公室的信息工作职能，建立完善的 信息工作体系 开拓意识，不断提高观察、综合分析问题的能力、文 字表达能力，加强学习和调研，做到熟悉党的教育方 针、政策，熟悉本校的基本情况，了解各个时期国家 和上级主要工作部署以及学校贯彻落实的情况。 （四）强化质量意识，切实提高信息工作水平 首先，要加强办公室的信息功能，改变过去由于 长期处于封闭、半封闭的状态而注重办文办事的被动 信息是学校各级管理科学化的基础。信息工作者 要牢固树立质量意识，要认识到只有依靠高质量的信 息，才能使管理者、决策者对情况了如指掌、运筹帷 幄。提高信息工作质量，应注意以下几点：第一，突 状态。一般情况下，办公室应当设立专门负责信息工 作的信息科（室）、中心等专门机构，并配备一定数量 的专职人员；基层单位办公室应安排专人负责信息工 作。在办公室内部提倡人人抓信息，人人都关心信息 工作。办公室所有人员都要增强信息意识，认真学习 党的教育方针政策，注意研究各个时期的动向性问题， 结合本职工作做好信息工作，使整个办公室成为高效 精干、反映灵敏的综合信息中心。 其次，建立纵横结合的网状信息系统。学校应结 合实际充分考虑相关部门的管理职能建立起一张上下 通达、纵横交错的信息工作网络系统。在纵向系统中， 通过上行渠道，随时把本校（院系）贯彻执行上级机 关的决策、工作部署和本级管理活动信息传递给上级 信息机构；通过下行渠道，把上级的有关政策、计划 等信息及时传达给下级信息机构。在横向系统中。以 校办牵头，连接兄弟院校办公室和相关政府机构、企 事业单位，构成以学校为中心的平行网络，以便联系 校内外；在校内，在各院系和职能部门之间，在工作 中互相联系，构成校内横向系统。纵横交错的信息工 作网络，可以灵敏、迅速、全面地捕捉信息，大大提 高信息工作的效率。 另外，健全的信息工作制度也非常重要。为了使 信息工作做到规范化，就必须建立健全必要的工作制 度。这些规章制度包括：第一，建立健全信息工作的 岗位责任制，把信息工作纳入校院（系）两级信息机 构专职、兼职信息人员的职责，提出长期与阶段性的 信息工作目标；第二，建立健全信息开发报送制度， 建立信息收集、处理和上报的规范流程，根据信息的 紧急程度确定报送时限，建立激励与约束机制等；第 三，建立健全信息反馈和领导批示催办制度，办公室 要对领导批示和相关信息的办理落实情况进行反馈， 做到件件有着落，事事有回音，保证信息渠道的畅通。 （三）发展壮大信息工作人员队伍 要做好信息工作，就必须建设一支数量充足、质 量高的信息工作队伍。学校在选拔信息工作人员时， 要注意遴选具有良好的政策水平、业务素质和作风修 养的人员。学校必须重视并加强对信息人员的培养， 要有计划地对信息人员进行专业培训，定期召开专题 研讨会，采取多种方式进行工作经验交流，积极为信 息工作人员提供工作方便，放宽阅读文件的级别限制， 允许列席有关办公会议等。要求从事信息工作的人员 牢固树立责任观念、全局观念，努力培养信息意识、 出信息工作的目的性。信息工作具有很强的服务性， 开展信息工作首先必须明确服务对象和所需信息的用 途然后再有针对性地收集，才能使信息更有价值。第 二，保证信息的真实性。真实性是信息的生命。真实、 准确的信息可以帮助领导进行科学决策；失真、虚假 信息会导致错误决策‘，造成失误。因此在开展信息工 作时，要尊重事物本质特征的客观性和反映事物的真 实性，不损益事实，真实反映事情发生的经过、原因 和结果。对模糊信息要追根溯源，最大限度地消除信 息中存在的不确定因素。第三，注重信息的时效性。 信息的本质属性决定了信息的收集、加工和传递必须 迅速，过期的信息其价值就会大大降低。因此，信息 工作人员必须能够敏锐地发现、迅速地捕捉有用信息， 采取适当的方式，以最快的速度传递信息，增强信息 的时效性。第四，加强综合分析，提高信息的系统性 和全面性。要尽可能从动态联系性、整体全面性等方 面考虑，跟踪了解、深入挖掘事物内部的各种关联因 素。只有具有一定深度和广度的信息才能客观地反映 事物的本质特征，才能充分发挥信息的价值。为此， 高校信息工作者要及时收集和反映有关高等教育的重 要方针、政策、决策和工作部署以及学校的落实情况， 收集通报领导同志的重要讲话和会议精神，着重随时 收集和分析教育教学改革的新情况、新进展和新问题， 注意收集重要的社会动态、广大师生员工的呼声，及 时反映带倾向性、苗头性的问题，还要收集对学校改 革发展具有参考价值的各种信息。 参考文献： 【ｌ】郑琼．高校办公室秘书信息素质之我见【Ｊ】．福建财会管理 干部学院学报，２００６， （３）． ［２】谢军武．对高校办公室信息工作的几点思考［Ｊ】．科技信息 （科学教研），２００７。（３３）． 【３】张子文．做好信息工作要树立四种意识强化四种观念【Ｊ】． 秘书工作，２００５， （Ｏ６）． 【４】傅晓萍．试论高校办公室秘书的信息素质【Ｊ】．湖州师范学 院学报，２００２，（０４）． （责任编辑：雷艳萍） 一