企业货币资金的会计系统控制

企业货币资金的会计系统控制

王云丽 【摘要】本文就企业货币资金的会计控制系统作了详细说明,以期对各单位的会计工作有所启发。

所谓会计系统控制,是指通过会计及其相关的手段与方法,搜集、加工和输出可靠的信息,保证企业财产物资的安全,实现企业各控制岗位之间的信息沟通,保证各个控制岗位之间能够相互联系和相互制约。它要求企业依据《会计法》和国家统一会计制度,制定适合本企业的具体会计制度。就企业货币资金而言,其会计系统控制至少应当包括以下内容:

一、会计凭证控制
会计凭证是用来记录经济业务,明确经济责任,作为记账依据,实现内部控制的具有法律效力的文件。在内部控制特别是货币资金内部控制中,会计凭证起着特别重要的作用,会计凭证不仅是记账的依据,而且是收付款项的依据。为了满足内部控制的要求,企业应当在发生或完成各种经济业务时都要填制或取得会计凭证,企业应当合理确定凭证的联次与传递程序,所有凭证都应当事先连续编号和一次复写,所有业务经办人员都要在凭证上签字或盖章,所有的凭证都应当及时完整地登记入账,并做到账实相符。只有这样,所有参与控制

的人员才能得到相同来源的真实信息,从而形成相互联系,相互核对和相互制约的内控机制,有效防止经济业务纪录的遗漏和重复,防止有关错弊的发生,保证货币资金和其他财产物资的安全、完整。主要是收付款原始凭证的控制。

收付款原始凭证包括收据、银行收款通知单、银行付款通知单、支票、本票、汇票、借款单、费用报销凭证等。

按其来源不同分为外来收付款凭证和自制收付款凭证两类。外来收付款凭证主要包括从财政部门购买的收据和从银行取得的支票、收付款通知单等;自制的收付款凭证主要包括自制收据、借款单、费用报销凭证等。由于银行收款通知单、银行付款通知单、本票、汇票等不是由企业保管使用的,因此,企业收付款原始凭证的控制主要是指收据、支票、借款单、费用报销凭证,特别是可以直接用来收付款项的收据和支票的控制。

1.应加强与货币资金相关的票据的控制,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责、权限和程序。

2.自制收据应在单位财会负责人的见证下,由单位财务印章保管员在收款票据上加盖单位财务印章。盖章后,票据保管员和财务印章保管员应在分别清点票据的数量相符,编号连续完整,没有缺章之后,分别在“票据登记簿”和“印章使用登记簿”中详细记载自制凭证或盖章时间、数量、起止号码,并

相互在对方登记簿中签章认可。

3.企业的支票签发与印鉴保管必须实行分工负责。空白支票不得事先签名、盖章。

二、会计账簿控制
1.账簿的设置。各单位应按制度规定设账,不得设置账外账、多套账,不得以对账单或其他方式代替日记账。

2.会计账簿的启用。启用新的会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并完整地填写账簿扉页上“启用表”;更换记账人员时,也应在“启用表”上注明。

3.会计账簿的登记。账簿应当根据审核无误的会计凭证登记。登记时要做到:将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内;按页次顺序连续登记,不得跳行隔页;需要结出余额的账户应当定期结出余额;规范使用红笔。

4.账簿记录错误的更正。更正错误时,应当根据《会计基础工作规范》的要求,正确使用补充登记法、划线更正法和红字冲销法。

5.每年至少要进行一次全面的对账。

6.规范地结账。

三、签名盖章控制

包括一般要求、印章保管与使用等。企业财务支出授权批准印章应由专人保管;严禁一人保管支付款项所需的全部印章;尽可能使用签字代替个人印章;各种印章的使用应实行一般授权与特殊授权相结合;各种印章使用情况应作详细登记;机构和人员变动,应及时收缴和更换印章。

四、收支结算控制
包括结算方式选择、集中收款、坐支、库存现金限额等。

要严格按国家规定开设银行账户,严格控制下属单位开设银行账户,严禁企业有关负责人以企业的名义开设和私自掌控银行账户;收入要尽可能使用转账结算,严格限制现金结算;现金收款要及时送存银行,尽可能减少接触现金的人员,减少有关人员接触现金的时间和金额,以减少发生贪污舞弊的机会。不得“坐支”现金收入,以保证企业收支两条线,防止收支相混淆,造成收支混乱,滋生贪污舞弊问题。要尽可能使用集中收款方式,严格限制和控制分散收款。

五、会计档案保管控制
会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据,一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等会计核算的专业资料。它对于总结经验教训,

防止贪污舞弊具有重要的意义。为此,企业要按照《会计档案管理办法》提出的要求进行控制。

1.会计档案应当妥善保管。会计档案应由单位会计机构负责整理归档,会计档案应由出纳员以外的人员专门保管,并在保管一年期满后移交单位的档案管理机构;单位未设专门档案管理机构的,应由会计机构指定专人继续保管。单位会计档案不得外借,遇有特殊情况,经本单位负责人批准后可以提供查阅或复制。

2.各类会计档案应当按规定期限分期保管。

3.会计档案应当按规定程序销毁。

六、会计工作交接控制
办理会计工作交接包括交接前的准备工作、交接点收、监交、交接后的有关事宜、交接后的责任等环节。

会计机构负责人(会计主管人员)移交时,应将分管的财务会计工作、重要财务收支问题和会计人员的情况等向接替人介绍清楚。实行电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后,方可交接。交接工作完成后,移交人应当对移交的所有会计资料的真实性和完整性负责。

本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。`

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