红头文件制作及标准

公文规范有关知识

一、公文的种类

1、决议；2、决定；3、命令；4、公报；5、公告；6、通告；7、意见；8、通知；9、通报；10、报告；11、请示；12、批复；13、议案；14、函；15、纪要

二、红头文件的制作及标准

1、页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上：厘米 下：厘米 左：厘米 右：厘米;选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”;选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行,然后单击“确定”按钮;

2、插入页号 选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端页脚”,“对齐方式”设置为“外侧”;然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置;双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字;

3、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示;

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离;

注：文号一定要使用六角符号〔〕;

4、版记制作

选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消;

5、保存成模板文件

单击“文件”——“另存为”,“保存类型”：选择“文档模板.dot”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径一般不做,默认即可;以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版;要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是：选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改;

三、公文排版

1、标题：一般用20号方正小标宋简体,编排在红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形

或菱形;不采用上下长度一样的长方形和上下长中间短的沙漏型;

2、正文：公文首页必须显示正文;一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格;文中结构层次序数依次可以用“一、”“一”“1.”“1”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;

3、附件说明：如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号如“附件：1. XXXXX”；附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;

4、发文机关署名、成文日期和印章

1加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章;

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内;

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内;

2不加盖印章的公文

单一机关行文时,在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数;

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排;

3成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01;

5、附件：“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行;附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致;附件格式要求同正文;

6、版记：印发机关和印发日期,一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01,后加“印发”二字;

四、公文装订

公文一律左侧装订、不掉页;骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处；无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固；后背不可散页明订;